Rioprevidência lança Programa de Digitalização Total do Arquivo

O Rioprevidência, por meio da Coordenadoria de Gestão Documental, está implementando, em parceria com o Proderj, o Programa de Digitalização de todo o acervo de processos e documentos físicos arquivados pela autarquia. Cerca de 200 mil processos e imagens serão digitalizados.

A medida visa tornar mais eficiente e célere o acesso às informações necessárias à tomada de decisão e instrução processual, além de assegurar a preservação documental, pois não haverá mais a circulação de processos físicos, e sim consulta direta, pela área interessada, ao documento ou processo digitalizado arquivado nos depositórios virtuais adequados. Todo o acervo será digitalizado nos padrões da legislação pertinente, com certificação digital, para ter efeito de documento original.

Além disso, a metodologia de digitalização contribui para assegurar o conhecimento da previdência do Estado, já que o Rioprevidência dispõe de um arquivo singular, no qual reúne a memória documental de mais de doze décadas de história previdenciária, desde os tempos do Montepio dos Empregados Municipais do Distrito Federal (MEM) até os dias atuais do Rioprevidência.

O programa possibilita ainda a gestão eficaz do acervo, maximizando o equilíbrio do período de armazenagem e descarte dos documentos que atingiram o tempo de guarda estabelecido. Por obrigação legal, por meio da Tabela de Temporalidade de Documentos, o Rioprevidência deve cumprir longos prazos de guarda e preservação documental que, em alguns casos, pode chegar a 120 anos.

O Programa de Digitalização Total do Arquivo faz parte do planejamento estratégico implementado pela atual Diretoria do Rioprevidência, com a introdução de novas metodologias de otimização de gestão, visando à prestação de serviço de excelência ao segurado do Estado.